Как оформить трудовую книжку иностранному гражданину в России в 2026 году: пошаговая инструкция

Трудоустройство иностранного гражданина в России требует от работодателя не только проверки разрешительных документов (патента, РВП, ВНЖ), но и правильного оформления трудовой книжки. Статья 66 Трудового кодекса РФ определяет общие правила ведения трудовых книжек, однако при приеме на работу иностранца существуют особенности, о которых должен знать каждый кадровик и работодатель. В этом материале подробно разобрали пошаговое оформление трудовой книжки для иностранного гражданина, правила учета стажа, особенности для выходцев из стран постсоветского пространства, а также порядок направления документа за границу при увольнении.

Нужно ли заводить трудовую книжку иностранцу в России в 2026 году

Да, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших у него свыше пяти дней, для которых эта работа является основной. Данное правило распространяется и на иностранных граждан, законно осуществляющих трудовую деятельность на территории Российской Федерации.

С 1 января 2021 года в России действует переходный период на электронные трудовые книжки. Для работников, впервые трудоустраивающихся с этой даты, трудовая книжка ведется только в электронном виде (часть 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Это правило распространяется и на иностранных граждан, которые впервые начинают работать в России.

Если иностранный гражданин уже работал в России ранее и у него имеется трудовая книжка российского образца, записи продолжаются в имеющейся книжке.

Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки иностранцу в России в 2026 году

Шаг 1. Проверка статуса и разрешительных документов

Прежде чем оформлять трудовую книжку, работодатель обязан убедиться, что иностранный гражданин имеет законное право осуществлять трудовую деятельность на территории Российской Федерации. Необходимо проверить наличие и срок действия следующих документов (в зависимости от статуса иностранца):

• патент (для граждан безвизовых стран);

• разрешение на работу (для граждан визовых стран);

• разрешение на временное проживание (РВП);

• вид на жительство (ВНЖ).

Исключение: граждане государств — членов Евразийского экономического союза (ЕАЭС): Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии — могут работать без патента и разрешения на работу.

Шаг 2. Оформление трудовой книжки (электронной или бумажной)

• Если иностранный гражданин впервые устраивается на работу в России (и ранее не работал в РФ), работодатель начинает вести его трудовую книжку только в электронном виде (с 1 января 2021 года). Бумажная трудовая книжка на таких работников не заводится.

• Если иностранец уже работал в России ранее и у него имеется бумажная трудовая книжка российского образца, работодатель продолжает вести ее.

• Важно: российский работодатель не вправе вносить записи в иностранную трудовую книжку (выданную в другом государстве). Исключение составляют трудовые книжки советского образца, которые признаются на территории России.

Шаг 3. Внесение записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку (электронную или бумажную) в соответствии с Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Запись должна содержать:

• дату приема на работу;

• наименование должности (профессии, специальности);

• наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре);

• при необходимости — сведения о разрешительных документах (патенте, РВП, ВНЖ).

Важные правила:

• все записи вносятся на русском языке;

• дополнительный перевод на иностранный язык не требуется;

• записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Нужно ли учитывать стаж работы иностранца в другой стране

Стаж работы иностранного гражданина, полученный в другом государстве, не является обязательным к учету при приеме на работу в России. Однако работодатель может его учитывать по своему усмотрению. Это может быть полезным при оценке квалификации кандидата, особенно если его опыт и навыки важны для предполагаемой должности.

Стаж, влияющий на права и льготы. Для расчета трудового стажа, который влияет на права и льготы работника (например, на продолжительность отпуска, размер пособий или право на пенсию), российские работодатели учитывают только стаж, приобретенный в России или в странах, с которыми у России заключены соответствующие международные соглашения о взаимном признании стажа.

Страны ЕАЭС. Граждане государств — членов ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) могут рассчитывать на признание стажа, полученного на территории друг друга, в рамках соглашений Евразийского экономического союза.

Особенности ведения в России трудовых книжек иностранцев из постсоветских стран в 2026 году

Если иностранный работник предъявляет трудовую книжку советского или российского образца, которая была выдана в соответствии с действовавшими на тот момент нормативными актами, работодатель обязан:

• внести запись о приеме на работу;

• продолжить ведение этой трудовой книжки в установленном порядке.

Основание: пункт 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»; Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих».

Если записи в трудовой книжке выполнены не на русском языке, работник обязан предоставить нотариально заверенный перевод на русский язык.

Если трудовая книжка ветхая, повреждена или полностью заполнена, рекомендуется завести новую трудовую книжку текущего образца (продолжая ведение записей в соответствии с российскими правилами).

Что нужно знать об электронных трудовых книжках для иностранцев в России в 2026 году

С 1 января 2021 года для работников, впервые трудоустраивающихся, ведение бумажных трудовых книжек прекращено. Работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Данное правило в полной мере распространяется на иностранных граждан, которые впервые получают работу в России.

Порядок действий работодателя:

• при приеме на работу иностранца, впервые трудоустраивающегося в России, не оформляется бумажная трудовая книжка;

• работодатель подает сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) в установленном порядке;

• иностранный работник получает СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета), который является основой для ведения электронной трудовой книжки.

Если иностранец ранее уже работал в России и имел бумажную трудовую книжку, то она продолжает вестись на бумажном носителе (по желанию работника).

Можно ли отправить трудовую книжку иностранцу за границу при увольнении 

При увольнении иностранного гражданина работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения иностранец отсутствовал на работе либо отказался от получения трудовой книжки, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).

Важные ограничения:

1. Работодатель не имеет права отправлять трудовые книжки за границу. Это запрещено статьей 3 Закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу», а также письмом Минтруда России от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210.

2. Письменная форма уведомления. Законодатель не определил точную форму уведомления, но оно должно быть направлено в письменной форме. Московский городской суд признал, что уведомление сотрудницы о получении трудовой книжки с помощью телефонограмм неправомерно, так как этот способ не позволяет проверить достоверность информации (Определение от 07.10.2010 по делу № 33-31515).

3. Рекомендация: чтобы подтвердить правомерность направления трудовой книжки работнику, рекомендуется сначала получить от него письменное согласие на ее пересылку по указанному им адресу в России. Отправка трудовой книжки за пределы Российской Федерации не допускается.

Ответственность работодателя за нарушения при ведении трудовых книжек в России в 2026 году

Нарушение правил оформления, ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• на должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;

• на индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;

• на юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении:

• на должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;

• на юридических лиц — штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель также несет материальную ответственность: он обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки.

 

Подводим итоги

Оформление трудовой книжки для иностранного гражданина в России в 2026 году имеет следующие ключевые особенности:

• работодатель обязан вести трудовую книжку на иностранца (в электронном виде — для впервые трудоустраивающихся с 1 января 2021 года; в бумажном — если она уже была заведена ранее);

• записи вносятся на русском языке, перевод на иностранный язык не требуется;

• российский работодатель не вправе вносить записи в иностранную трудовую книжку;

• стаж, полученный иностранцем в другой стране, не учитывается для расчета трудовых прав и льгот (за исключением стран ЕАЭС и при наличии международных соглашений);

• при увольнении работодатель не имеет права отправлять трудовую книжку за границу;

• нарушение порядка ведения трудовых книжек влечет административную ответственность (штрафы до 50 000 рублей на юридических лиц).

Правильное и своевременное оформление трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и гарантия защиты трудовых прав иностранного работника. Рекомендуется заранее ознакомиться с требованиями законодательства и при необходимости обратиться за консультацией к специалисту по трудовому или миграционному праву.

---

Вернуться